Simplifier le travail des agents
- Guichet de traitement des demandes : interface de gestion unifiée des demandes.
- Fabrique de formulaires.
- Fabrique de workflows.
- Module de prise de rendez-vous en ligne.
- Système d'édition de contenu.
Guichet de traitement des demandes
Interface unifiée de gestion
Le guichet unique est l'interface unifiée qui va permettre aux personnes en charge du traitement des demandes de faire leur travail aisément.
Le guichet unique vise à :
- Organiser les actions
- Simplifier le suivi des demandes
- Améliorer l’efficacité des traitements
Le guichet unique offre les fonctionnalités suivantes :
- Centralisation des demandes (état civil, culture, vie pratique, etc.) dans un listing unique pour tous les canaux entrants : courrier, papier, téléphone, web, courriels, guichet physique...
- Droits personnalisés avec accès pour chaque agent aux demandes dont il a la charge et pas aux autres (respect des 10 familles CNIL).
- Géolocalisation et visualisation des demandes sur une carte du territoire.
- Recherche et filtre sur les demandes
- Statistiques (graphiques) des traitements des demandes
- Transmission des données collectées par le portail citoyen vers les applications métiers de la collectivité.
- Personnalisation par l’agent des écrans de données utiles à son travail.
Fabrique de formulaires
Travailler les champs
L'outil de fabrique des formulaires permet sans compétences informatiques de :
- Créer des formulaires sur-mesure.
- Partager les démarches avec la communauté.
- Être autonome.
Les fonctionnalités offertes par la fabrique sont les suivantes :
- Création de formulaires personnalisés : saisie libre, champs date, listes déroulantes, cases à cocher, bouton radio, etc.
- Création de pages et de champs conditionnels proposés en fonction des réponses apportées.
- Partage et adaptation de formulaires existants (par exemple depuis le catalogue).
- Variation des niveaux de droits sur les formulaires : en libre accès (pas de compte citoyen nécessaire), en accès identifié ou en accès restreint à un profil (par exemple réservés aux agents de la collectivité).
Fabrique de workflows
Piloter les circuits
Les workflows sont des circuits de traitement associés à un formulaire. Ils déterminent les différentes étapes par lesquelles va passer une demande et quelles sont les actions effectuées à chaque étape du traitement.
L'outil de fabrique des workflow permet de :
- Créer des circuits de traitement des demandes sur mesure.
- Partager ces circuits avec la communauté
- Être autonome
Les fonctionnalités offertes par l'outil de workflow sont les suivantes :
- Création de workflows personnalisés avec un nombre illimité d'étapes
- Variété des types d'action exécutées à chaque étape : envoi de mail, de SMS, affichage de messages, génération de documents, validation, refus, redirection de la demande…
- Représentation graphique des workflows.
- Possibilité d'ajouter des champs réservés à l'administration et non exposés au demandeur.
- Interconnexion avec des applications tierces : à chaque étape, on peut grâce au workflow faire interagir la demande avec une application métier, dans les deux sens.
- Partage et adaptation de workflows existants (par exemple depuis la plate-forme communautaire Bistro).
Prise de rendez-vous
Gérer les Rendez-vous et l'inscription à des événements
Publik offre un agenda qui va permettre :
- De construire des plages horaires et des durées de rendez-vous. On exposera aux citoyens les créneaux disponibles dans un formulaire pour leur permettre de prendre un rendez-vous carte d'identité ou passeport par exemple.
- De créer un évènement avec un nombre de places limité (par exemple un cours d'aquagym ou une sortie du centre aéré) et une liste d'attente. On permettra alors aux citoyens de s'y inscrire via un formulaire en ligne.
La souplesse de Publik permet de définir automatiquement dans les workflows si et à quel moment les citoyens peuvent modifier / annuler / confirmer leurs rendez-vous directement en ligne.
Le module permet de gérer plusieurs guichets en parallèle.
Édition du contenu
Gérer les textes et les images
L'affichage de Publik repose sur un « Content Management System », un système de gestion du contenu en ligne qui permet d'ajouter / supprimer / modifier les pages web aussi simplement que dans un logiciel de traitement de texte.
- Créer des textes et des images.
- Organiser le contenu.
- Personnaliser l'ergonomie de la solution.
Le système de gestion de contenu permet :
- De créer un nombre illimité de pages.
- De hiérarchiser simplement les pages par un système de glisser / déplacer.
- D'utiliser un éditeur WYSIWYG pour ajouter textes et images.
- D'afficher des blocs de contenu prêts à l'emploi (liste des démarches, fils RSS, menus, infos compte lecteur, infos compte famille…) en deux clics.
- De disposer de quelques modèles de pages aux couleurs de la collectivité par défaut.
- De personnaliser les modèles de pages
- De voir en un coup d’œil les changements effectués.